|
Страница 3 из 3
Критерии выбора системы автоматизации документооборота
Критерии выбора системы можно разделить на несколько групп:
- Функциональность системы
- Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации
- Наличие квалифицированного персонала
Рассмотрим кратко вышеперечисленные критерии.
Функциональность системы
Неоднократно в различных публикациях приводились обобщенные сравнения различных систем, без труда их можно отыскать и в Интернете. Однако подобные сравнения не дают адекватной картины, опыт показывает, что сравнение, которое имеет практическую пользу, должно включать не одну сотню параметров и не может быть изложено в журнальной статье. Все функции системы могут быть декомпозированы на восемь групп:
-
- Функции навигации и организации доступа к информации обеспечивают удобство доступа пользователей к различным приложениям и включают такие базовые средства, как персональные и групповые очереди заданий по обработке документов, средства навигации по иерархии данных в системе, возможности манипуляции представлениями данных, инициализации функций по обработке документов и прочие.
- Функции учета документов или средства развертывания картотеки позволяют фиксировать сопроводительную информацию о документах, атрибутах документов, ссылок, ведение справочников, разработку учетных карточек документов, определение бизнес-логики обработки учетных карточек, например, проверку значения полей, обеспечение уникальности, автоматическую нумерацию, определение операций по обработке документов, поддержку жизненного цикла обработки документа и т. д.
- Функции работы с архивом документов и обработки изображений, включающие хранение файлов документов, управление блокировками, версиями, оптимизацию стоимости хранения, а также обеспечение сканирования и распознавания текстов документов и пр.
- Функции маршрутизации документов и контроля их состояния обеспечивают доставку документов на рабочие места пользователей, позволяют реализовывать функции по обработке документов в режимах оn-line и оff-line (с использованием электронной почты), собирать информацию о действиях пользователя и контролировать текущее состояние документов и т. п.
- Средства автоматизации бизнес-процессов, в том числе моделирования бизнес-процессов, имитационного моделирования и среду для реализации и мониторинга процессов, а также средства накопления статистики по исполнению процессов и анализа их стоимости и эффективности.
- Средства организации групповой работы включают в себя блок функций, связанных с организацией различных телеконференций - off-line-форумы, аудио- и видеоконференции, средства групповых обсуждений и разработки документов и пр.
- Функции поиска и управления знаниями, включающие полнотекстовый, атрибутивный поиски и поиски по классификаторам, средства организации сложных поисковых запросов, а также разнообразные технологии интеллектуального поиска, средства каталогизации и классификации документов, создание баз знаний по различным предметным областям и т. д.
- Возможности по расширению функциональности играют важнейшую роль при выборе системы автоматизации документооборота. При создании приложений не всегда достаточно стандартных средств настройки приложений, предоставляемых платформой, это также приводит к необходимости использовать программные интерфейсы платформы.
На практике не одна из систем не реализует полного набора функций. В связи с этим разработчикам приложений приходится компенсировать недостатки платформы.
Выбрать систему, максимально реализующие функции, необходимые для создания набора приложений, которые будут внедряться на ее безе, можно только после серьезного анализа функций приложений, их ранжирования по важности и стоимости, определения приоритетов реализации по времени.
Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации
Данные соображения имеют огромное значение при выборе платформы автоматизации документооборота, которая интегрируется со службой каталога и подсистемой безопасности, может работать на базе определенных серверных и клиентских операционных систем.
Очень важно определить, поддерживает ли выбираемая система сервер баз данных и почтовую систему, уже используемые в организации. Данные компоненты информационной инфраструктуры являются основой комплексной системы автоматизации документооборота.
В случае использования в корпорации серверов на базе UNIX совершенно нелогичным выглядело бы внедрение сервера коллективной работы Microsoft Exchange. С другой стороны, если компания ориентируется в своей работе на Microsoft, например уже произвела достаточные инвестиции в развертывание электронной почты на базе Microsoft Exchange, то крайне не рациональным представляется внедрение в компании Lotus Notes, дублирующей значительное количество функций этой системы.
Так же важно, насколько базовое клиентское место системы автоматизации документооборота соответствует традициям организации. Если пользователи компании привыкли к Microsoft Outlook, то необходимо предъявить к системе автоматизации документооборота требования интеграции C++ Microsoft Outlook. Если в компании используется веб-портал, необходимо оценить возможность интеграции клиентского обеспечения системы со средствами организации портала.
Наличие квалифицированного персонала
Огромную роль в обеспечении удачного внедрения системы автоматизации документооборота играет квалификация персонала, знание средств, предоставляемых платформой, и опыт использования платформы для автоматизации различных задач, а также опыт эксплуатации. При внедрении системы нужно убедиться, что в компании и в ее окружении (рынок труда и предложения услуг консалтинга разработки программного обеспечения) имеется достаточное количество соответствующих специалистов.
Все вышесказанное еще раз подчеркивает, что принять решение о внедрении комплексной системы автоматизации документооборота в организации - задача далеко не простая. Решение о внедрении той или иной системы автоматизации документооборота должно приниматься на основании взвешенного анализа многих факторов, что не всегда доступно специалистам, не имеющим достаточного экспертного опыта в данной предметной области. На основании собственного опыта можем сказать, что при выборе системы автоматизации документооборота и формировании проекта ее внедрения имеет смысл прибегнуть к услугам одной из компаний, достаточно компетентных в области автоматизации документооборота
|
